FleetDesk › Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
Comment HOOS traite les données personnelles sur le site fleetdesk et dans l’application FleetDesk, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Dernière mise à jour : 30/10/2026
Deux situations
Sur ce site et pour la relation avec HOOS (demande de démonstration, contrat, facturation de l’abonnement), HOOS est responsable de traitement. Dans l’application, la société de transport cliente est responsable de traitement des données de ses utilisateurs, de ses clients et de ses partenaires ; HOOS agit comme sous-traitant selon l’accord de sous-traitance.
Données traitées dans l’application
| Personnes | Données |
|---|---|
| Utilisateurs du client (direction, dispatch, comptabilité, chauffeurs) | Nom, adresse e-mail professionnelle, identifiants de connexion, journaux de connexion (date, appareil, adresse IP) |
| Passagers et clients du client | Nom, téléphone, adresses de prise en charge et de destination, horaires, bagages, case « personne à mobilité réduite » (oui ou non) |
| Chauffeurs | Positions GPS lors des pointages d’une mission |
Les positions GPS ne sont enregistrées qu’au moment où un chauffeur pointe une étape d’une mission, jamais en continu. Aucune donnée n’est utilisée à des fins de profilage ou de publicité. FleetDesk sert à des transports professionnels ou de vacances, et non à des transports médicaux : la case « personne à mobilité réduite » est une simple réponse oui ou non, sans motif ni détail médical, et aucune donnée concernant la santé ne doit être saisie dans les champs libres.
Finalités et bases légales
- Exécution du contrat : fourniture du logiciel, planning, documents réglementaires, facturation.
- Obligations légales : documents du régime wallon de transport rémunéré de personnes (conservation trois ans), obligations comptables.
- Intérêt légitime : sécurité du service, prévention des abus.
Destinataires et sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Finalité | Lieu et transfert |
|---|---|---|
| Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapour) | Base de données, authentification, stockage des documents ; sauvegarde quotidienne de la base, conservée 7 jours | Francfort, Allemagne (AWS eu-central-1) ; transferts encadrés par les clauses contractuelles types |
| Vercel Inc. | Hébergement de l’application web et des fonctions serveur (traitements planifiés compris) | Fonctions serveur à Francfort (fra1) depuis le 29/10/2026 ; société établie aux États-Unis, adhérente au cadre UE–États-Unis, clauses contractuelles types en complément |
| Microsoft (Microsoft 365, Graph) | Envoi des courriels transactionnels depuis des boîtes partagées HOOS (devis, invitations, rappels, confirmations) | Tenant HOOS rattaché à la région Union européenne ; clauses contractuelles types |
| Google Cloud EMEA Limited (Google Maps Platform) | Calcul des trajets et temps de route (Routes), saisie d’adresses | Entité contractante en Irlande ; traitement possible aux États-Unis par Google LLC (cadre UE–États-Unis, clauses contractuelles types à défaut) |
| Anthropic Ireland, Limited (Claude) | Modèles d’intelligence artificielle des assistants de HOOS (équipe IA, agent de contact dédié, Margot) : lecture et rédaction des échanges dans le cadre de l’assistance ; aucun entraînement des modèles sur le contenu du client | Données stockées aux États-Unis, traitement réparti entre plusieurs régions ; clauses contractuelles types ; entrées et sorties supprimées dans les 30 jours, sauf exceptions prévues par Anthropic |
| Stripe Payments Europe, Limited | Encaissement uniquement : domiciliation SEPA des abonnements, paiement par carte ou Bancontact des prestations ponctuelles ; Stripe n’émet aucune facture | Irlande ; transferts possibles vers les États-Unis et l’Inde (cadre UE–États-Unis, clauses contractuelles types) |
| Telegram Messenger Inc. | Alertes internes à Olivier Herman : société concernée et résumé de la demande ou du courriel du client | Données des comptes de l’EEE stockées aux Pays-Bas ; clauses contractuelles types pour le partage au sein du groupe |
Le logiciel de facturation du client (Odoo SA (Odoo Online) ou Billit) est souscrit par le client lui-même ; FleetDesk y accède par le HOOS Billing Hub avec les clés que le client confie. Les services Aviationstack, iRail (SNCB), VIES (Commission européenne), Services de notification des navigateurs (Web Push) sont consultés sans données personnelles des clients.
Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Contrats de transport, feuilles de route et registre (régime SPW) | Conservation minimum de trois ans (arrêté du Gouvernement wallon du 16/05/2024, art. 81) |
| Factures et pièces comptables | Tenues par le logiciel de facturation du client (Odoo ou Billit), selon ses obligations comptables |
| Données hébergées par HOOS (dossiers, missions, clients, journal des actions) | Restitution sur demande dans les trente jours suivant la fin du contrat, puis suppression trente jours après la restitution ou à l’expiration de ce délai, sauf obligation légale de conservation ; copies de sauvegarde effacées au fil de leur rotation (7 jours) |
| Journaux techniques (e-mails envoyés, notifications, événements de webhook) | à confirmer : durée de conservation technique, non fixée dans les documents validés |
Cookies et stockage local
Le site ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité. L’application utilise uniquement les cookies et le stockage local nécessaires à la connexion, au choix du thème et au fonctionnement hors connexion de l’application chauffeur. Aucun consentement n’est requis pour ces usages strictement nécessaires.
Vos droits
Accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition s’exercent auprès de la société de transport avec laquelle vous êtes en relation (responsable de traitement) ou, pour les données traitées par HOOS pour son propre compte, à l’adresse olivier@hoos.cloud. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).
Sécurité
Données hébergées dans l’Union européenne (Francfort), communications chiffrées (HTTPS), clés d’accès confiées par le client chiffrées, isolation de chaque client au niveau de la base de données (sécurité par ligne, avec tests d’isolation), journalisation des connexions et des actions sensibles, sauvegardes quotidiennes conservées 7 jours. Les mesures complètes figurent à l’article 5 de l’accord de sous-traitance.